Termes et conditions

TERMES ET CONDITIONS

1. Objet

Les pages suivantes contiennent nos Termes et conditions générales (« Termes ») applicables à la 17^ème Conférence Européenne du Guidisme, à la 24^ème Conférence Européenne du Scoutisme et à la 17^ème Conférence Européenne du Guidisme et du Scoutisme (« Conférences ») organisées par Scouting Nederland, l’AMGE Europe et la Région Européenne du Scoutisme de l’OMMS liées par un protocole d’entente spécifique (« Organisateurs ») en ce qui concerne l’inscription, la participation et, le cas échéant, l’annulation des participants (« vous », « votre », « vos ») aux Conférences, qu’elles soient physiques ou virtuelles avec l’utilisation d’outils/plateformes de vidéoconférence ou de conférence en ligne.

2. Effet contraignant

Après avoir envoyé le formulaire d’inscription en ligne dûment rempli, vous êtes considéré comme « inscrit(e) » (en attente de paiement). Veuillez noter qu’en soumettant votre inscription, vous acceptez les termes ci-présents sans modification et vous concluez un contrat contraignant avec les organisateurs lorsque vous vous inscrivez aux Conférences.

Si vous vous inscrivez aux Conférences au nom d’une délégation, vous acceptez les conditions ci-présentes au nom de l’ensemble des membres de la délégation et vous confirmez que vous êtes habilité à le faire. Dans ce cas, les termes « vous » et « votre » feront également référence à la délégation. Si vous ne disposez pas d’un tel pouvoir, ou si vous n’acceptez pas une quelconque partie des termes ci-présents, veuillez ne pas vous inscrire aux Conférences.

En soumettant votre inscription, vous acceptez d’adhérer aux règles et mesures édictées par le gouvernement néerlandais concernant le COVID-19 et aux règles que les organisateurs édicteront pendant les Conférences pour pouvoir organiser l’événement conformément à ces mesures. Le règlement des Conférences est susceptible d’être modifié peu avant ou pendant les Conférences en raison d’éventuels changements dans les mesures prises par le gouvernement néerlandais.

Si vous ne respectez pas les termes et/ou les mesures pendant les Conférences et que vous persistez dans ce comportement après un avertissement en bonne et due forme ou que vous risquez de causer des dommages aux organisateurs, aux participants ou à d’autres personnes, les organisateurs se réservent le droit de vous exclure de toute participation ultérieure aux Conférences et/ou de vous refuser l’accès aux locaux où se déroule la Conférence

3. Langue

Les organisateurs ont traduit les termes ci-présents en français, deuxième langue officielle des Régions. Toutefois, c’est la version en langue anglaise qui fait foi pour les termes ci-présents. En cas de conflit entre la version en langue anglaise et une version traduite, la version en langue anglaise prévaudra.

4. Paiement des frais de participation

Si vous souhaitez assister aux Conférences, vous vous engagez à payer les frais correspondants, tels que spécifiés dans le système d’inscription. Les frais sont payés selon les conditions prévues par le système d’inscription. Le montant des frais de participation est provisoirement fixé à EUR 795 (soit EUR sept cent quatre-vingt-quinze) par personne.

Les frais de participation seront facturés pour le nombre total de participants par délégation de chaque Organisation Membre. La facture sera envoyée à la délégation et comprendra les frais de participation de tous les participants inscrits.

En cas de non-paiement intégral du montant total de la facture par une délégation, les organisateurs ont le droit de refuser à tous les participants d’une délégation l’accès et la participation à toutes les activités des Conférences. En cas de non-paiement partiel pour un ou plusieurs participants inscrits, les organisateurs ont le droit de refuser à un nombre égal de participants de la délégation l’accès et la participation à toutes les activités des Conférences.

5. Confirmation de l'inscription

Vous acceptez et comprenez que votre inscription aux Conférences est sous réserve de notre confirmation, conformément aux conditions décrites dans le système d’inscription.

6. Inscriptions tardives

Après le 15 mai 2022, il n’est plus possible de s’inscrire aux Conférences. Il est toutefois possible de remplacer des participants au sein de la délégation, voir section 8.

7. Annulation par les organisateurs

En cas d’annulation de votre inscription et/ou d’annulation des Conférences par les organisateurs, les frais de Conférence payés vous seront remboursés en temps voulu, sous réserve toutefois des dispositions de l’article 14. Les organisateurs effectueront ce remboursement en utilisant le même moyen de paiement que celui que vous avez utilisé pour la transaction initiale, sauf si vous en avez expressément convenu autrement.

Si les Conférences sont reportées ou annulées, les organisateurs ne sont pas responsables des coûts et/ou dépenses supplémentaires (autres que les frais payés) que vous pourriez encourir en raison du report et/ou de l’annulation des Conférences.

Si l’événement est annulé après la date de début en raison d’une cause indépendante de la volonté (force majeure), et qu’elle doit être déplacée ou ne peut se poursuivre comme prévu, les organisateurs peuvent décider d’annuler l’événement. Si, dans ce cas, l’accord est résilié, les frais de participation seront remboursés, à l’exception des coûts des services déjà fournis qui ne peuvent être annulés.

8. Annulation par vous-même

Jusqu’au 15 mai 2022 inclus, vous pouvez annuler votre participation sans frais. Après cette date, les frais de participation des participants inscrits seront entièrement dus. Jusqu’au 15 juin 2022 inclus, un participant peut être remplacé par un nouveau participant, sans frais.

9. Voyage et hébergement

Vous êtes entièrement responsable de l’organisation de votre voyage et de votre hébergement. Il est recommandé de vérifier les exigences en matière de visa auprès de l’ambassade ou du consulat local. Les organisateurs se chargeront de l’envoi de lettres de référence pour les demandes de visa le cas échéant.

Les organisateurs ne seront pas responsables des formalités et/ou des frais de voyage ou d’hébergement ou si vous ne pouvez pas assister à l’événement en raison d’un événement de force majeure ou de tout événement hors de notre contrôle. Les organisateurs vous recommandent de souscrire à une assurance appropriée contre l’annulation ainsi qu’une assurance maladie et accident adéquate.

10. Santé – Assistance – Régimes alimentaires

En acceptant ces termes, vous donnez l’autorisation de recevoir des soins d’urgence en cas de besoin.

Si vous avez besoin d’une assistance spéciale (par exemple, en ce qui concerne une personne souffrant d’un handicap physique), veuillez contacter l’organisateur de l’événement à l’avance par courrier électronique afin d’organiser cette assistance lors de l’événement.

Le cas échéant, vous aurez la possibilité de mentionner toute régime alimentaire particulier dans le formulaire d’inscription.

11. Protection des données

En vous inscrivant et/ou en participant aux Conférences, que ce soit physiquement ou virtuellement via des plateformes/outils de vidéoconférence ou de conférence en ligne, vous reconnaissez que vos données personnelles seront récoltées et traitées par les organisateurs afin d’organiser les événements et de gérer votre participation, comme indiqué plus en détail ci-dessous.

Les organisateurs partageront les informations ci-dessous dans le but d’organiser les Conférences européennes. Après cet événement, toutes les parties conviennent que cet accord prend fin et que toutes les données partagées sont détruites. Les données personnelles (1) qui seront partagées sont :

Taille des vêtements
Numéros de carte de crédit ou de débit
Date de naissance
Adresse courriel
Contact d’urgence
Préférences alimentaires
Nom complet
Genre
Informations médicales
Adresse du domicile
Situation d’emploi
Connaissance des langues
Statut d’adhésion à une Organisation Membre
Nationalité
Date d’expiration du passeport
Numéro de passeport
Numéro de téléphone

Les données de catégories spécifiques à partager sont :

Régimes alimentaires particuliers qui peuvent révéler des croyances religieuses ou philosophiques
Santé

La base juridique du partage des données personnelles et conformément à la législation de l’UE sur la protection des données est l’intérêt légitime, car les parties ont besoin de ces données pour pouvoir fournir un service complet aux participants à la Conférence.

Les organisateurs garantissent qu’ils vont :

N’utiliser les données personnelles partagées qu’aux fins spécifiées dans le présent accord.
Traiter les données personnelles conformément à la législation sur la protection des données.
Tenir un registre de ses activités de traitement s’ils traitent des données personnelles spécifiques
Ne pas, directement ou indirectement, divulguer, publier, copier, photographier, afficher, présenter ou divulguer de toute autre manière à toute autre personne ou organisation toute information relative à l’autre sans accord préalable par écrit.
Détruire ou renvoyer à l’expéditeur tous les fichiers contenant des données personnelles une fois le partage et le traitement terminés.
Prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées contre le traitement non autorisé ou illégal des données à caractère personnel et contre la perte ou la destruction accidentelle ou l’endommagement des données à caractère personnel. Cela peut inclure la pseudonymisation, le cryptage et des tests réguliers de l’efficacité de toute mesure de sécurité, le cas échéant.
S’informer immédiatement l’une l’autre et coopérer pleinement avec l’autre si elle reçoit une plainte, un avis ou une communication qui se rapporte directement ou indirectement au traitement des données personnelles ou au respect par l’une ou l’autre des parties de la législation sur la protection des données.
S’informer mutuellement et immédiatement en cas de violation potentielle ou réelle des données personnelles.
En cas de violation des données, coopérer pleinement pour enquêter sur la violation et y remédier, coopérer avec les autorités de surveillance et les forces de l’ordre, et participer à toute notification requise.
Veiller à ce que l’accès aux données à caractère personnel soit limité aux bénévoles et aux employés qui ont besoin d’y accéder pour remplir leurs obligations en vertu du présent accord et, dans le cas d’un accès par une personne, à la ou aux parties des données à caractère personnel qui sont strictement nécessaires à l’exécution des tâches de cette personne.
Prendre des mesures raisonnables pour assurer la fiabilité de ses bénévoles et employés qui ont accès aux données personnelles.
S’informer mutuellement dans un délai d’un jour ouvrable de la réception d’une demande d’accès aux données partagées émanant d’une personne concernée.
Se fournir mutuellement une coopération et une assistance totales en ce qui concerne toute demande faite par une personne concernée pour avoir accès à ses données personnelles qui sont partagées.
Corriger les données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire conformément au droit de rectification des personnes concernées et se notifier mutuellement, le cas échéant, la rectification.
Ne pas divulguer les données à caractère personnel à une personne concernée ou à un tiers, sauf dans les cas prévus par le présent accord.
N’autoriser un tiers (sous-traitant) à traiter les données à caractère personnel partagées que sous réserve de l’accord écrit préalable de toutes les parties au présent accord.
S’entraider pour répondre à toute demande de renseignements émanant du Bureau du Commissaire à l’information.

12. Photographie et Enregistrement vidéo

En vous inscrivant et/ou en participant aux Conférences, que ce soit physiquement ou virtuellement par le biais de plateformes/outils de vidéoconférence ou de conférence en ligne, vous reconnaissez que certaines séances et/ou fonctions sociales peuvent être photographiées et/ou filmées et/ou diffusées sur internet et que certaines de ces photos et enregistrements vidéo peuvent être utilisés pour le compte rendu de l’événement/réunion, les nouvelles, les objectifs promotionnels, les futurs matériels de marketing, l’illustration, l’information et les activités de diffusion via les sites internet de Scouting Nederland, de l’AMGE ou de l’OMMS ou l’inclusion dans leurs pages de médias sociaux qui peuvent traiter les données personnelles conformément à leurs propres politiques. En participant à l’événement (que ce soit en ligne ou non), vous acceptez d’être inclus dans l’enregistrement de la réunion. Si vous avez des inquiétudes à ce sujet, ou si vous ne souhaitez pas figurer dans l’un de ces enregistrements, veuillez contacter les organisateurs et les en informer avant ou le jour du début des Conférences. Nous vous informons toutefois qu’il est possible que certaines images de vous-même soient incluses dans les enregistrements ou les photos. Les photos et les enregistrements seront accessibles au public.

13. Propriété intellectuelle

Aux fins des termes ci-présents, les « Droits de propriété intellectuelle » sont tous les droits (y compris, mais sans s’y limiter, les droits d’auteur, les marques, les noms commerciaux, le savoir-faire, la conception d’applications logicielles, les sites internet, les droits sur les bases de données, les compilations et les dessins, les droits moraux) et prérogatives, enregistrés ou non, découlant de la législation néerlandaise et internationale sur la protection notamment des brevets, des conceptions graphiques, des marques, ainsi que du savoir-faire et des secrets commerciaux.

Vous acceptez que tous les éléments mis à disposition par les organisateurs ou mis à disposition par l’intermédiaire des organisateurs dans le cadre des Conférences, y compris, sans s’y limiter, les notes, enregistrements, études, rapports, brochures, dessins ou autres documents et éléments tangibles, y compris les images, textes, commentaires, graphiques, illustrations, logos, icônes, noms de marques et de produits des organisateurs, sont (i) la propriété exclusive de l’organisation hôte, et/ou de ses concédants de licence et (ii) pourraient être protégés par des droits de propriété intellectuelle. Les organisateurs se réservent tous les droits qui ne sont pas expressément accordés en vertu des présentes termes. Sauf autorisation écrite explicite des organisateurs, ils ne peuvent être vendus, concédés sous licence, loués, modifiés, utilisés, distribués, copiés, reproduits, transmis, affichés publiquement, exécutés publiquement, publiés, adaptés, édités ou traduits, en tout ou en partie, par vous à un tiers en dehors des autres participants inscrits à l’événement. Les termes ci-présents ne vous accordent aucune licence ni aucun droit d’utiliser les éléments mis à votre disposition, sauf si cette utilisation est limitée aux fins de votre participation aux Conférences.

Sous réserve des dispositions de l’article 12, si vous décidez de partager lors des Conférences, des notes, des dossiers, des études, des rapports, des brochures, des dessins ou d’autres documents et éléments tangibles incluant (ou non) des droits de propriété intellectuelle, il vous incombe de vous assurer que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires pour partager ce matériel, ce contenu et/ou ces informations lors des Conférences. Vous comprenez et acceptez que les organisateurs ne sont pas responsables de l’utilisation et/ou de la divulgation ultérieure de ce matériel, de ce contenu et/ou de ces informations par tout autre participant aux Conférences et/ou par un tiers. Vous comprenez et acceptez également que les organisateurs puissent utiliser ce matériel, ce contenu et/ou ces informations pour le compte rendu des Conférences, conformément aux présents termes.

14. Force Majeure

Les organisateurs ne sont pas responsables du manquement aux responsabilités décrites dans ces termes en cas de force majeure. Un cas de force majeure est interprété comme un événement de nature soudaine et inattendue, lié à l’effet catastrophique des forces de la nature, d’une épidémie ou d’une pandémie de maladies infectieuses, des actes de l’autorité exécutive et législative, y compris les actes de l’autorité d’un état autre que le pays hôte ou les actes des autorités des organisations internationales, y compris en particulier ceux de l’état autorisant, y compris les états autres que le pays hôte, et les autorités internationales, liés à la réduction des effets de l’épidémie ou de la pandémie de maladies infectieuses, ainsi que les troubles de la vie collective (par ex. les émeutes, l’état d’urgence, la grève, etc.) ayant pour conséquence ou pouvant avoir pour conséquence des difficultés d’organisation des Conférences causées (entre autres) par la limitation de l’entrée des participants sur le territoire du pays hôte, des restrictions liées à l’organisation d’événements à grande échelle, ou le retrait des participants à l’événement en raison de préoccupations en matière de santé, de vie ou de directives et conseils des autorités et organisations étatiques ou internationales. En particulier, l’épidémie ou la pandémie de la maladie COVID-19 ainsi que les actions des autorités étatiques, y compris des pays autres que le pays hôte, et les désordres internationaux, sont considérés comme des cas de force majeure, dans la mesure où ils peuvent entraver ou empêcher l’organisation des activités.

L’exécution des termes ci-présents sera considérée comme suspendue pendant la période où l’événement de force majeure continue d’affecter l’exécution. Les organisateurs et/ou vous-même ferez tout ce qui est raisonnablement possible pour mettre fin à l’événement de force majeure ou pour trouver une solution permettant d’exécuter nos et/ou vos obligations en vertu des présentes termes malgré l’événement de force majeure.

15. Responsabilité civile

Vous êtes tenu de garder vos effets personnels (y compris votre ordinateur et/ou d’autres appareils) avec vous à tout moment et les organisateurs n’acceptent aucune responsabilité pour les dommages ou la perte d’effets personnels. Les organisateurs n’acceptent aucune responsabilité pour toute perte (y compris, sans s’y limiter, le vol) occasionnée dans nos locaux et/ou dans les locaux de tout événement se déroulant dans des lieux extérieurs, à l’exception des dommages causés directement par notre négligence, auquel cas, et dans la mesure où la loi le permet, notre responsabilité sera limitée aux frais de Conférence payés.

Dans la mesure où la loi le permet, les organisateurs et leurs partenaires, ainsi que tout fournisseur de systèmes de plateformes de vidéoconférence ou de conférence en ligne pour les Conférences et chacun de leurs responsables, directeurs, autres partenaires et employés respectifs, ne seront en aucun cas responsables, que ce soit par contrat ou autrement, des dommages subis en relation avec l’organisation et/ou votre inscription et/ou votre participation aux Conférences :

(a) tout dommage indirect, consécutif, punitif ou exemplaire, y compris, mais sans s’y limiter, les dommages pour perte de profits, perte de données, coûts de personnel supplémentaires ou autres pertes intangibles (même si les organisateurs ont été informés de la possibilité de tels dommages), et/ou

(b) le coût de l’obtention de services de substitution, et/ou

(c) toute question échappant à notre contrôle raisonnable, y compris les cas de force majeure. Par la présente, vous renoncez expressément à toute réclamation à l’encontre de l’organisation et/ou de la personne physique susmentionnée pour quelconque des dommages susmentionnés.

En cas d’inscription et/ou de participation aux Conférences :

via des plateformes/outils de vidéoconférence ou de conférence en ligne, vous êtes tenu de vous assurer que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires pour vous inscrire à l’événement, y participer et, à cet effet, de disposer d’une connexion Internet, d’un équipement et d’un logiciel de navigation compatibles afin d’utiliser la plateforme/outil de vidéoconférence ou de conférence en ligne et de participer à l’événement.
et si vous avez décidé de télécharger et/ou de partager du matériel, du contenu, des données et/ou toute information, il vous incombe de vous assurer que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires pour télécharger et/ou partager ce matériel, ce contenu, ces données et/ou cette information dans le cadre de l’événement ; vous acceptez d’indemniser les organisateurs en cas de violation des droits de propriété intellectuelle de tiers. Vous reconnaissez que les organisateurs ne sont pas responsables des éléments suivants :
- (i) toute utilisation ultérieure de ce matériel, contenu, données et/ou informations par tout participant et/ou par tout tiers pendant et/ou après les Conférences et/ou
- (ii) la perte, l’interception, le stockage et/ou l’utilisation de ce matériel, de ce contenu, de ces données et/ou de ces informations sur des systèmes qui ne sont pas contrôlés par les organisateurs, par exemple lorsque l’événement est suivi par le biais de plateformes/outils de vidéoconférence ou de conférence en ligne.

Les organisateurs ne sont pas responsables de tout dommage ou coût causé par l’exclusion des Conférences en raison du non-respect des termes définis.

16. Mise à jour des termes et conditions, du droit applicable et de la juridiction compétente

Les présents termes entrent en vigueur le 1er février 2022 et s’appliquent à votre inscription et/ou à votre participation aux Conférences. Les organisateurs peuvent mettre à jour les présents termes à tout moment. Par conséquent, vous êtes invité à vous référer régulièrement à la plus récente version en vigueur de ces termes lorsque vous procédez à votre inscription. Vous acceptez que les présents termes soient exclusivement régis par les lois des Pays-Bas, sans donner effet à aucun principe de conflit de lois. Tout litige, réclamation ou controverse découlant de, lié à ou relatif à la conclusion, la validité, l’interprétation ou l’exécution des termes ci-présents et/ou des accords ultérieurs qui pourraient en découler, sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux compétents des Pays-Bas.